Поговорим об Управлении проектами

Если у вас большая компания, то скорее всего с управлением проектами у вас все в порядке. Если же нет, то обратитесь к системному интегратору, и вам наверняка подберут с десяток различных решений. Но вот беда, все эти решения слишком дороги, «тяжелы» и сложны в обслуживании для малых предприятий. А между тем именно в малых предприятиях степень автоматизации бизнеса слаба, а хаос в планировании и управлении наоборот высок. Но и для малых предприятий существуют приемлемые и даже бесплатные решения в области управления проектами.
Давайте собственно попробуем разобраться в чем проблема и чем вам мешает хаос.
В первую очередь это касается проектно-ориентированных бизнесов. Если у вас налаженное производство и нет особых планов по его модернизации и расширению, то вам скорее всего нужна система управления взаимоотношениями с клиентами, но об этом в другой статье.
Если же вы оказываете услуги, производите что то по индивидуальным заказам и т.п. то вероятно что вы столкнулись с хаосом, который я хочу описать.
Предположим вы руководитель и у вас более одного подчиненного. У вас несколько параллельных проектов, в рамках ваших клиентов, все они (проекты) разные по продолжительности и сложности. Вы раздаете распоряжения подчиненным на совещаниях, устно по пути от кабинета до выхода из офиса, по телефону стоя в пробках, по почте перед сном. В результате чего у вас возникает сформированный, но неконтролируемый пул задач. Вы слабо представляете состояние дел по каждому из текущих проектов. Максимум на что вы способны, это на еженедельные планерки с персоналом в своем кабинете, при этом анализируя текущие задачи, вы успеваете раздавать новые, и ком накручивается.
Узнали себя? (Ну себе тихонечко признайтесь, пока никто не видит) Тогда вперед.
Кстати, после всего вышеописанного. Вы же не ждете, что кто-то из ваших подчиненных придет сам и скажет: «Босс, я тут вчера нафакапил, мы просели по времени еще на недельку». Или другой подойдет и скажет: «Босс, вы давеча просили кое о чем, так я еще на прошлой неделе сделал. Будут еще указания?» Неее, они не такие 🙂, ну не все конечно.
Чем поможет система управления проектами?
Любая задача, в классическом понимании, состоит из следующих параметров:
Описания, исполнителя, даты начала, продолжительности, статуса и процента выполнения. В идеале исполнитель должен довести задачу до статуса Выполнена к часу «Че» (дата начала + продолжительность). Было бы просто супер, если бы по ходу работы, если задача занимает более одного дня, исполнитель бы отмечал процент выполнения.
Для достижения целей проекта необходимо выполнить последовательность задач. Если представлять сколько времени на каждую задачу уйдет, можно легко рассчитать срок выполнения проекта (не забудьте заложить чуть-чуть на форс мажор) Если ваши подчиненные могут какие то задачи из проекта выполнять параллельно, то время на достижение целей проекта сокращается. И что бы руководитель, не держал все это в голове (или в записной книжке, что тоже не айс) был придуман компьютер 🙂 Шучу. Были придуманы системы управления проектами.
Современные системы управления проектами основаны на веб интерфейсе, а значит вы имеете доступ к данным о ваших проектах отовсюду, где есть интернет. Более того они уже имеют интерфейс для мобильных устройств, а значит вы можете контролировать ход работ по вашим проектам вообще в любом месте. В спортзале, на кардио-тренажере (чтобы отвлечься от цифр с килокалориями и километров), в дороге (надеюсь у вас есть личный водитель, не пытайтесь рулить проектами за рулем, рулите лучше машиной), перед сном, планируя завтрашнее разгромное совещание. У вас уже захватывает дух от возможного могущества ?
И да! Вам делать практически ничего не придется. Я приду все вам установлю, настрою научу. Ваши «балбесы» (как вы их ласково называете) будут отмечать ход выполнения назначенных им работ, а вы следите за прогрессом и раздаете пряники (ну или кнуты, если не все гладко).
В общем пишите, звоните договоримся.